Update 05-02-25: Promofarma nos ha confirmado que ellos revisan el ratio de cancelaciones y de envíos retrasados de miércoles a miércoles. Por tanto el ratio del 3% de faltas y de cancelaciones lo evalúan semanalmente de miércoles a miércoles. Y por tanto también, si han de desactivar tu cuenta será un miércoles.
Clientes a los que aplica: a todos los clientes de Promofarma, aunque este artículo está pensado para los clientes de BHL que nos han contratado la generación del feed de mayoristas.
Motivación: Promofarma comenzó a registrar a mediados de noviembre de 2024 el ratio de cancelaciones y el ratio de envíos con retraso de sus vendedores y les envió un mail indicándoles que debían de mantener estos ratios por debajo del 3%, en caso contrario darían un toque de atención (llamada o mail) una vez, pero a la segunda desactivarían la cuenta hasta que el cliente realizara acciones para reducir el ratio afectado (no se cancela la cuenta, se desactiva). Los clientes que nos contratan la publicación de un feed de mayoristas están ocasionalmente excediendo ese 3% de ratio de cancelaciones, lo que está causando que Promofarma esté desactivándoles la cuenta.
Solución: no existe una solución única ya que el origen de la desactivación de cada cliente puede ser diferente, lo que sí es cierto es lo siguiente:
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Tenemos clientes con catálogos de más de 50000 referencias, trabajando con 5 proveedores o más y mantienen los ratios por debajo del 2% (por tanto, es perfectamente factible) y
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se pueden hacer varias acciones que permitan mantener las faltas por debajo del 3%, pero requiere una mayor implicación del cliente vendedor en el mantenimiento de su catálogo.
¿Qué acciones se pueden hacer para mantener el ratio de faltas por debajo del 3%?
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Actualizar el feed de mayoristas a diario: si lo no actualizas a diario, cuanto más tiempo pase menos ajustado a la realidad estará el stock publicado en Promofarma y más probabilidad de faltas tendrás.
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Resetear los productos de mayoristas en PROMOFARMA a cero: con el paso del tiempo es posible que se queden productos de mayorista “colgados” en Promofarma, de modo que en el feed de mayoristas ya no aparecen pero en Promofarma se ha quedado el producto activo y con un stock positivo, lo cual te está dando ventas “fantasma” y por consiguiente faltas. En este tutorial tienes cómo resetar los productos de mayoristas a 0 en Promofarma (si no te aclararas a hacerlo, ponnos un ticket a soporte@binary-hell-labs.com y lo haremos nosotros por ti): https://binary-hell-labs.com/2023/02/24/poner-todo-el-stock-de-mayorista-a-cero-en-promofarma/
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Bajar la cifra de stock por defecto de tus proveedores (de los que conocemos la disponibilidad y no el stock real): a aquellos proveedores de los que no sabemos el stock real pero sí la disponibilidad recordarás que cuando sí hay disponibilidad les ponemos una cifra de stock ficticia que por defecto es de 5 unidades. Ocurre que tú publicas 5 pero la realidad puede ser que tu mayorista tenga 2. Si un cliente final te pide 5 y cuando pides a tu mayorista te puede servir menos de 5, entonces, aunque llegues a un arreglo con el cliente y acabes enviándole menos unidades, el pedido cuenta como cancelación para el ratio de pedidos cancelados de Promofarma. ¿Qué se puede hacer? Pues bajar la cifra de stock por defecto del proveedor para minimizar este tipo de problemas. Aconsejamos bajarla paulatinamente; primero al 3 y si las faltas por esta causa continúan, luego al dos y si el problema persiste finalmente al 1. En principio puedes controlar esta cifra tú mismo desde nuestra intranet, tal y como se explica en este artículo (busca “stock por defecto”) : https://binary-hell-labs.com/2024/12/28/configuracion-avanzada-de-mayoristas/ . Si vieras que no puedes actualizar el stock por defecto de tu mayorista, escríbenos un ticket a soporte@binary-hell-labs.com y lo haremos por ti.
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Poner una cifra de suelo de stock a tus proveedores (de los cuales conocemos el stock real): sobre aquellos proveedores de los cuales sí conocemos el stock real, puede causar faltas aquellos productos cuyo stock sea bajo, por ejemplo 3 unidades. Tú publicarás tres unidades, quizás te pidan las tres y a la hora de pedirlo al mayorista es posible que lo hayan vendido y ya no tengan stock. Ahí es donde entra el “suelo de stock”. El suelo de stock es un umbral, por debajo del cual el stock se considera cero. Por ejemplo, si se pone como suelo de stock “3 unidades”, entonces cualquier stock que sea de tres o menos unidades se publicará en Promofarma como 0 unidades. De este modo puedes evitar dar faltas en aquellos productos cuyo stock sea bajo. En este artículo se explica cómo fijar una cifra de “suelo de stock” a tus proveedores: https://binary-hell-labs.com/2024/12/28/configuracion-avanzada-de-mayoristas/ . Si vieras que no puedes actualizar el suelo de stock de tu mayorista, escríbenos un ticket a soporte@binary-hell-labs.com y lo haremos por ti.
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Mantener eficientemente el catálogo de mayoristas: cuando Promofarma no vigilaba el ratio de cancelaciones y de envíos con retraso, muy probablemente no le prestaras gran atención a tu feed de mayoristas, en el sentido de que lo subirías, comprobarías que tus ventas crecían y poco más. El que Promofarma vigile el ratio de cancelaciones y te pueda desactivar tu tienda por ello te obliga a llevar un mantenimiento más exhaustivo de las referencias que conforman tu catálogo. ¿Qué significa esto? La mayoría nos decís que las faltas de mayorista os las suelen causar productos de poca rotación de los cuales suele haber rotura de stock nacional pero casualmente tu mayorista te indica que tiene disponibilidad, pero a la hora de la verdad pides el material y no te lo sirven. Debería revisarse el catálogo, desactivar las referencias de baja rotación que te puedan dar problemas y dejar activas aquellas referencias de rotación que sabes que el mayorista puede reponer fácilmente. Es un ejercicio de “sanear” tu catálogo de mayoristas. Antes no era necesario estar encima del catálogo de mayoristas por que justificabas las faltas y ya está. Ahora, además, es necesario mantenerlo saneado.
- Poner a cero el feed de mayoristas pasada la última puesta del mayorista: recordemos que, en muchos casos, el feed de mayorista se refresca una vez al día de madrugada y normalmente el cliente lo sube por la mañana cuando entra a su negocio. Por tanto, cuando el cliente sube un nuevo feed de mayoristas, hasta ese momento la disponibilidad publicada del mayorista era la de la madrugada del día anterior, pasadas holgadamente las 24h. Como es lógico pensar, cuanto más cerca estemos del momento de la creación del feed más fiel a la realidad es la disponibilidad del feed y cuanto más tardemos en actualizar menos ajustada estará la disponibilidad del mayorista en Promofarma con respecto a la realidad y por tanto mayor posibilidad de error/falta/cancelación. Si después de que tu mayorista te haga la última puesta/entrega del día pusieras el feed de mayoristas a cero, te asegurarías de que no entran más faltas hasta que subas de nuevo el feed al día siguiente, estando actualizado. Esta solución tiene la contrapartida de que también te bajará el número de pedidos desde que lo pongas a cero hasta que lo vuelvas a subir. Si crees que esta opción te puede ayudar, aquí puedes leer cómo poner a cero el stock de mayorista: https://binary-hell-labs.com/2023/02/24/poner-todo-el-stock-de-mayorista-a-cero-en-promofarma/
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Tener mayoristas de respaldo: aquellos clientes que trabajan con más de un mayorista de productos relacionados, cuando el proveedor principal le da una falta, para evitar tener penalizaciones y aumentar el ratio de cancelaciones es muy probable que pueda conseguir el producto en otro proveedor de respaldo. No son pocos los clientes que nos indican que esta solución les salva en muchas ocasiones de dar faltas. Muy probablemente el segundo proveedor de respaldo no te ofrezca las mismas condiciones económicas, pero siempre es mejor ganarle menos a una venta que tener la penalización económica de Promofarma (5€ en la fecha de escritura del artículo) por pedido con faltas y además aumentar el ratio de cancelaciones.
¿Existe alguna otra alternativa? Sí, existen alternativas adicionales más extremas:
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Cambiar de mayorista: hay clientes que nos decís literalmente “es que este mayorista no tiene el stock muy al día”. Si creéis que otro de vuestros mayoristas sustituiría al que tenéis actualmente y daría un stock más acertado, sería adecuado cambiar de mayorista. Si el nuevo mayorista tiene el stock más al día es muy probable que des menos faltas. Si no tienes unas condiciones económicas muy buenas con este segundo proveedor, ten en cuenta que con el cambio empezarás a comprarle más y por tanto podrás negociar mejores condiciones.
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Solicitar a Promofarma una revisión al alza del ratio del 3% de cancelaciones cuando se traten del feed de mayoristas: aunque al principio de este post os comentábamos que hay clientes con 5 o más mayoristas que están teniendo un ratio de cancelaciones por debajo del 2%, a mi entender una cifra de cancelaciones del 3% cuando se trata de un catálogo de mayoristas es una cifra excesivamente baja. Creo que deberíais de negociar con Promofarma el que mantengan una cifra baja para el feed de stock propio (lo cual tiene mucho sentido) pero que sean algo más permisivos con los stocks de mayorista. Si lo pide un sólo vendedor no servirá de mucho, pero si lo pedís muchos es posible que comprendan que tiene mucho sentido esta solicitud.
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Solicitarnos la baja de tu feed de mayoristas: como sabes, nosotros no tenemos permanencia en este servicio y por tanto puedes solicitarnos la baja (eso sí, con 15 días de preaviso). Si bien esta solución acabará con tus problemas, también te reducirá drásticamente las ventas, ya que se reducirá muchísimo tu catálogo.
Conclusiones:
- Es perfectamente factible vender teniendo un feed de mayoristas con un ratio de cancelaciones por debajo del 3%.
- El vendedor ha de estar más implicado en mantener “saneado” su catálogo, eliminando referencias de baja rotación que puedan causar problemas.
Una observación: divide y vencerás.
Se puede vender en más marketplaces y obtener un volumen de ventas igual o superior al de Promofarma. Diversifica y si un marketplace te causa especialmente problemas, siempre te quedarán las ventas del resto. De este modo minimizarás riesgos y amortizarás mejor ciertas inversiones, como por ejemplo la que haces al contratar el feed de mayoristas.