Clientes a los que aplica: todos los clientes del marketplace Promofarma.
Motivación: los clientes que nos contratan para que publiquemos su catálogo de stock propio o el de mayorista en Promofarma, en ocasiones se dan cuenta de que los datos del catálogo que les publicamos no son iguales a los que hay en el propio Promofarma. Puede ocurrir que no encuentren una referencia en nuestro catálogo que sí que está en el catálogo de Promofarma. También puede ocurrir que nosotros publiquemos un producto con un CN o un EAN y cuando lo contrastan con el catálogo de Promofarma (viéndolo directamente en la intranet de Promofarma), este producto no tiene el mismo CN o EAN.
¿Qué es lo que ocurre entonces? Veámoslo.
Promofarma está constantemente haciendo cambios en su catálogo. Añade referencias nuevas, descataloga referencias antiguas y cambia datos de algunos productos, como el «Nombre de producto», «Laboratorio», «Marca», pero también CN y EAN. Nosotros tenemos una copia del catálogo de Promofarma en nuestro sistema, pero esta copia no la actualizamos en tiempo real con los cambios que sí realiza Promofarma, por lo que que casi en cada momento hay un desfase entre ambos catálogos.
Veamos la siguiente gráfica:
En la gráfica de arriba, la línea azul es la evolución en referencias del catálogo de Promofarma (que es más o menos constante) y la línea roja es la evolución del catálogo de BHL. Como se puede ver, nosotros copiamos más o menos una vez a mes el catálogo de Promofarma en nuestro sistema, lo cual se refleja en la gráfica de arriba con las tres fechas verticales a rayas. Cuando hacemos esta copia, nuestra versión del catálogo permanece exactamente igual hasta la siguiente copia, más o menos en mes y por ello no cambia el número de referencias y permanece plano. Esto hace que, desde el día en que se hace la copia hasta la siguiente copia, la diferencia entre el catálogo real de Promofarma y la copia de nuestro sistema se vaya acrecentando hasta una diferencia máxima que se produce justo antes de volver a actualizar, que es lo que refleja el bocadillo que hay en el gráfico con «Diferencia máxima entre referencias».
Pues por que aplicar los cambios producidos en el catálogo de Promofarma en nuestro sistema es una tarea pesada que requiere mucho tiempo de realizarse (varios días). No se trata sólo de copiar el catálogo, se han de propagar los cambios a todos los catálogos de proveedores que manejamos y también a los catálogos de los clientes. Por este motivo, porque es una tarea pesada que nos ocupa mucho tiempo, es el por qué no actualizamos más a menudo el catálogo en nuestro sistema.
Así y todo, en palabras de varios clientes nuestros que habían probado otros proveedores previamente, nuestro catálogo es el más actualizado de los que han encontrado (no hay que olvidar que nuestros competidores tendrán un problema similar a la hora de actualizar su versión del catálogo).
¿Y en qué me puede afectar a mi el que hayan diferencias en el catálogo?- Novedades de Promofarma: puede que Promofarma haya dado de alta referencias nuevas y que estas no estén en nuestra copia del catálogo. ¿Qué puedes hacer en ese caso? No queda otra más que esperar a la siguiente actualización de nuestro catálogo que se dará, como mucho, en un mes.
- Diferencias entre los datos de ambos catálogos: puede que Promofarma haya cambiado datos de algunas referencias, a veces incluso datos tan importantes como CN o EAN y que estos cambios no se reflejen en nuestro catálogo. Esto quiere decir que, dado un momento, es posible que nosotros te digamos que una referencia tiene en Promofarma un CN o un EAN y cuando vas a verlo en Promofarma ha cambiado. Fíjate que si Promofarma cambia el CN o el EAN de un producto es por que se ha dado cuenta de que antes lo tenía mal, lo cual puede haber hecho que en su momento hiciéramos un emparejamiento (matching) entre un producto tuyo y uno de Promofarma basándonos en datos equivocados. ¿Qué puedes hacer en ese caso? De nuevo, cuando hagamos la siguiente actualización del catálogo de Promofarma en nuestro sistema, también modificaremos tu catálogo y desharemos emparejamientos basados en datos erróneos. No obstante, mientras llega ese momento, lo que puedes hacer es ir a nuestra intranet y desactivar el producto mal emparejado. De este modo evitarás tener ventas de este producto y dar faltas.
- Productos descatalogados en Promofarma: puede que Promofarma haya descatalogado algún Promofarma Id (PID) y que en nuestra versión del catálogo siga activo. Esto se solucionará en la siguiente actualización del catálogo (como mucho en un mes), pero si te das cuenta y quieres hacer algo al respecto, lo que puedes hacer es desactivar el producto en nuestra intranet.
Bueno, existen otras consecuencias derivadas de que la actualización del catálogo nos lleve unos días y que no se haga de forma instantánea. Vamos a verlo.
En nuestro sistema, la actualización del catálogo de Promofarma se realiza en tres fases:
- Se actualiza nuestra copia del catálogo de Promofarma, a su vez en tres fases: primero se crean las novedades, después se aplican cambios (de nombre, laboratorio, marca, producto, CN y EAN) y finalmente se descatalogan productos (se dan de baja).
- Se aplican los cambios a cada uno de los catálogos de los proveedores.
- Se aplican los cambios a cada una de las copias individuales que suponen los catálogos de los clientes.
Esto se puede ver en la siguiente gráfica:
En la imagen de arriba, fíjese que en el paso 3, en la actualización del catálogo de cada cliente, la parte de «Creación de novedades» está marcado en rojo y además añade «Novedades de mayorista». ¿Por qué sólo stock de mayorista y no de stock propio? Pues por que a partir de que en el paso 1 creamos las novedades en nuestra copia del catálogo de Promofarma, cuando se ejecuta cada uno de los procesos individuales de cada cliente, si detecta que las novedades de Promofarma las puede vender el cliente por que las tiene en su software de gestión (ERP), entonces las crea de forma automática. Es decir, al poco de crear las novedades en el catálogo de Promofarma, el sistema automáticamente va creando estos productos en los catálogos de los clientes si estos los tienen en sus almacenes. Es por ello que cuando se inicia el paso 3, las novedades ya se han creado de forma automática en el stock propio y sólo se han de crear las detectadas en los mayoristas.
Explicado esto, ¿qué problemas introduce el que la actualización del catálogo no se haga de forma instantánea si no que tarde algún tiempo?
Problemas con los productos descontinuados
Acabamos de explicar que las novedades de Promofarma es lo primero que se crea y que además se reflejan muy rápidamente en el catálogo de los clientes. Pero, ¿qué pasa con los descontinuados? Pues descontinuar productos en el catálogo de Promofarma se hace en el punto 1, pero para cada cliente se hace al final del punto 3, con lo que pueden pasar varios días desde que se descataloga un producto para un cliente.
Preguntémonos, ¿por qué Promofarma descataloga productos?. Descatalogar un producto en Promofarma equivale a desactivar un Promofarma ID o PID. Es decir, cierto PID de repente deja de poder publicarse en la plataforma. ¿Y por qué? Pues motivos pueden haber varios:
- es un producto que deja de estar en circulación;
- ha cambiado el formato y el nuevo formato se gestiona con un CN y/o EAN diferente (con lo que Promofarma, para el nuevo formato creará un PID nuevo);
- cambia el packaging de un producto (y para el nuevo packaging Promofarma creará un nuevo PID);
- Promofarma se da cuenta de que le había asignado incorrectamente CN y/o EAN y en lugar de simplemente cambiarlos decide dar de baja el PID y crear uno nuevo con los datos correctos;
- etc.
Ahora voy a pedirte que releas, del listado anterior, el punto que está con letras azules. Lo que dice ese párrafo es que Promofarma puede desactivar un producto y crear otro nuevo que lo sustituya, a veces cambiando los valores de CN, EAN, ambos o ninguno (con lo que pueden coincidir EANs o CNs). Pero en nuestro sistema hemos dicho que las novedades se crean al principio y desactivar los descatalogados es lo último que se hace (días después) para el cliente, con lo que puede ocurrir que en nuestro sistema convivan en el catálogo de los clientes referencias nuevas y descatalogados a la vez durante un tiempo.
¿Y esto cómo me afecta a mi como cliente? Pues al menos de dos formas:
- Es posible que nuestro sistema no empareje de forma automática con la referencia nueva hasta que no desactive la vieja (por que detectará que ambos tienen el mismo «Código interno»), con lo que es posible que dejes de vender el PID descatalogado (por que en Promofarma ya no se publicará) y no empieces a vender el nuevo hasta que formalmente se desactive. Tú como cliente podrías desactivarlo a mano en tu intranet e importar la nueva referencia a tu catálogo de forma manual, acelerando el proceso de «actualización» de PID.
- Es posible que Promofarma detecte que envías la referencia antigua y la nueva en tu feed de stock propio y como parte de su proceso de mejora continua de feeds de clientes, te llame para decirte que estás enviando productos duplicados (duplicados por que coincide el CN o el EAN en ambos productos, el nuevo y el descatalogado). En ese caso tienes dos soluciones: o dejas pasar algo de tiempo para que se solucione por sí mismo (aunque esto te va a pasar cada vez que se actualice el catálogo una vez al mes), o bien, como se describía al final del punto anterior, lo solucionas tú manualmente desactivando la referencia descontinuada e importanto la de nueva creación a tu catálogo.